¿Que es GTD? o como organizarse con eficacia

GTD son las siglas de Getting Things Done, el método de productividad personal propuesto por David Allen en su libro así titulado - y traducido a al español como Organizate con Eficacia , aunque la traducción ha perdio el gancho de las siglas GTD.

Este método se ha hecho muy popular debido a que con GTD no se impone una metodología estricta, sino que se sugieren una serie de prácticas, que normalmente más de uno realizamos, siendo estas de sentido común, y al final acabe realizando su método propio.


Para describir el método GTD, David Allen utiliza el viejo adagio zen de la «mente como agua». Esta metáfora consiste en que: Tómese una superficie quieta del agua, y lánzese una pequeña piedrecita. El resultado es una tímida perturbación en su superficie y, unos segundos después vuelve la calma. Láncese ahora un enorme pedrusco. La perturbación es mucho mayor, y el reposo completo no vuelve probablemente hasta pasados unos minutos. Lo que debe visualizarse es que en ambos casos el resultado final es el mismo: La calma.
Adaptado a la práctica profesional, debe pretenderse el mismo funcionamiento: Tanto una nueva tarea a ser cumplida como un enorme proyecto del que encargarse producirán en nuestra mente perturbaciones de dimensiones distintas, pero en ambos casos gracias a GTD el resultado final debe ser el mismo: La calma total.

David Allen también lo explica de una forma práctica: GTD pretende conseguir que en todo momento se éste conforme con lo que «no se está haciendo».

De alguna manera lo que se pretende GTD es que cuando realices alguna actividad y te desconcentre algo (David Allen los llama bucles abiertos -open loops en inglés-), tengas a mano algo, como una libreta, y lo saques de tu mente para concentrarte en la actividad. Normalmente un bucle abirto, es consecuencia de una tarea que recordamos que tenemos que hacer. Por eso si apuntamos lo que tenemos que hacer, lo sacamos de nuestra cabeza y eliminamos la interferencia de tal manera que ya no nos molestará más.

Luego todas esas tareas que hemos apuntado, pasan a una bandeja de entrada, que podría ser la misma libreta y con estas tareas creamos una lista. Posteriormente esa lista la pasamos a otras que ya tenemos establecidas como son: Un calendario, una lista de tareas delegadas, una lista de tareas que podrían o no ser realizadas - la lista someday/maybe, compuesta por posibles acciones futuras o simples deseos-, una lista de proyectos vitales, ... y así todas las que necesites. La aplicación que escojamos para GTD, sea anológica o digital, debe permitirnos admintrar dichas listas de manera fiable. Asi que aquí cada uno escoge la aplicación con la que trabaja a gusto y le da mayores ventajas.

Un resumen del método diario propuesto en GTD podría ser el siguiente:

• Rellenar la bandeja de entrada, con todos los bucles abiertos anotados.
  
• Procesar la bandeja de entrada, así:
  
  • Empieza por el primer elemento y acaba por el último, sin imponer un orden artificial
    
  • Procesa de uno en uno
    
  • Nada va a volver a la bandeja de entrada
    
  • Si requiere una acción...
    
    • Hazla de inmediato si lleva menos de dos minutos (el tiempo es orientativo, si hacer la tarea lleva menos tiempo que archivarla, hay que hacerla)
      
    • Delégala si no has de hacerla tú, o...
      
    • Archívala en tu lista de acciones pendientes
      
  • Si no requiere acción inmediata...
    
    • Elimínala
      
    • Almacénala para referencia
      
    • Archívala en la lista ADQ —Algún día/quizás, someday/maybe en el original
      
• Procesa ahora las tareas pendientes, proyectos, etc

A todo este proceso GTD añade la necesidad de realizar una revisión semanal - weekly review en inglés-, que básicamente consiste en realizar unas tareas para tener todo tu sistema actualizado. Por ejemplo: Revisar los contextos de las tareas, dividir aquellas que implican más de una acción física, mover tareas al calendario o a someday/maybe, crear nuevos proyectos, recordar a los delegados de las tareas que se está esperando por un resultado, etc.

Para empezar a aplicar el método, lo mejor es comprarse el libro de David Allen que explica GTD y poner en práctica el método. Al principio suele costar implementarlo, y posteriormente se sugiere releer el libro para obtener nuevas ideas y así optimizar la propia aplicación GTD. Poco a poco veremos como mejoramos el rendimiento personal, tanto en la actividad profesional como el la vida propia. No os arrepenteríes al probarlo.

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Artículo sacado de:
http://lamediahostia.blogspot.com/2007/10/gtd-revisitado.html


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